Comment enregistrer la présence d'un visiteur?

Si une personne s'inscrit à la réception, vous pouvez l'enregistrer comme présente.

Comment enregistrer cette personne?

  1. Cliquez sur la rubrique 'Enregistrement des visiteurs' dans l'agenda

  1. Vous verrez alors sur la droite tous les visiteurs présents dans le bâtiment ou la notification qu'aucun visiteur n'est présent si c'est le cas.

  1. Cliquez ensuite sur 'Prévu' en haut de la barre d'outils.

  1. Vous verrez maintenant toutes les personnes encore attendues aujourd'hui.

  1. Cliquez ensuite sur la case dans la colonne 'Actions' de la personne que vous souhaitez inscrire.

  1. Vous accédez alors à l'écran de connexion. Vous devez y indiquer tous les détails nécessaires concernant la visite et la personne elle-même.

  • Statut: Ici, vous indiquez si cette personne vient pour une déclaration ou non.
  • Déclaration: Indique ici la raison de sa visite.
  • Prise en charge par: Indiquez ici la personne vers laquelle vous souhaitez rediriger le visiteur.
  • Enregistré par: Indiquez ici le nom de la personne à qui la personne transmet les informations. Dans la plupart des cas, il s'agira de votre nom.
  • Remarque: Ici, vous pouvez éventuellement ajouter des remarques supplémentaires.

Dans la fenêtre 'Visiteurs', vous devez noter les informations personnelles du visiteur. Par défaut, des champs seront déjà préremplis en fonction des informations demandées lors de la réservation.


En haut à droite, vous verrez également 2 cartes d'identité (icône, ):

Si vous disposez d'un lecteur de cartes connecté à votre PC, vous pouvez également lire les données à l'aide de la carte d'identité du visiteur. Dès que celui-ci insère sa carte d'identité, les données sont automatiquement complétées. Vous pouvez ajouter un autre visiteur en utilisant le signe plus en bas.


En utilisant le signe plus en bas, vous pouvez ajouter un visiteur supplémentaire si nécessaire.

Ex : un mineur s'inscrit avec son père ou sa mère

Contrôle BNG

Vous avez également la possibilité d'indiquer manuellement si le contrôle BNG a été effectué ou non.

Sous 'Contrôle par' et 'Suivi par', vous pouvez indiquer les noms des personnes qui ont vérifié votre action.


Badge

Sous badge, vous pouvez (facultativement) indiquer le numéro de badge que vous donnez au visiteur. Il se peut que ce numéro ne soit pas défini dans votre agenda.

  1. Une fois que vous avez rempli toutes les informations, cliquez sur 'Enregistrer'. Vous recevrez alors une notification indiquant que le visiteur a été ajouté: