Comment créez-vous des ressources?

Vous pouvez réserver une salle de réunion/un bureau lors d'un certain type de rendez-vous.

Suivez les étapes ci-dessous pour mettre en place les ressources.

1. Vous devez d'abord informer l'équipe de soutien que vous souhaitez utiliser les ressources. Ils doivent l'activer dans le back-office.

2. Dès que l'équipe d'assistance l'a activé, vous pouvez commencer avec les paramètres.

3. Aller aux paramètres généraux > ressources

4. Ajouter une nouvelle ressource.

5. Remplissez les informations nécessaires :

Nom : fenêtre 1, salle de réunion A, ...
Première heure visible: L'heure de début que vous souhaitez voir lors de la création de votre profil.
Dernière heure visible: l'heure extérieure que vous souhaitez voir lors de l'établissement de votre profil.
Minutes de serrure: notez ici le nombre de procès-verbaux de clôture. Vous pouvez le comparer à vos paramètres de localisation.

6. Votre ressource a maintenant été ajoutée.

7. Cliquez sur "Profils" > Vous devez maintenant créer votre profil. C'est ce flux de travail qui sera disponible au comptoir.

8. cliquez sur "ajouter un nouveau profil".

9. Remplissez les données nécessaires :

Nom
Nombre de semaines : nombre de semaines pendant lesquelles le profil doit être répété. Si c'est la même chose chaque semaine, vous pouvez entrer 1 ici.
Standard : Cochez cette case s'il s'agit d'un profil standard et s'il n'a donc pas de date de fin.

10. Créez votre profil. Placez le bloc de votre emplacement sur l'heure de début souhaitée et faites-le glisser dans la journée en utilisant les deux tirets qui apparaissent.

11. Dès que vous aurez configuré votre semaine de travail complète pour ce compteur, vous devrez indiquer pour chaque bloc horaire à qui ce compteur s'applique ou, en d'autres termes, à quel calendrier il s'applique. En appuyant sur "tout le monde", vous ouvrirez une fenêtre contextuelle avec "qui a accès". Il indique dans quel calendrier il peut être réservé. Le mot tout le monde change maintenant avec les noms que vous avez choisis.

Exemple:

Le rendez-vous de type X - Bureau 1 doit toujours être réservé lorsque ce type est sélectionné.
Lundi 08:00 - 17:00 - la personne A travaille dans la fenêtre 1 > dans le profil, il suffit d'indiquer la personne A dans la fenêtre pop-up.
Mardi 8h00 - 17h00 - la personne B travaille-t-elle dans la fenêtre 1 > dans le profil, il suffit d'indiquer la personne B dans la fenêtre contextuelle.

ATTENTION: Le profil que vous avez établi peut être ajusté au mieux avec le profil de travail par défaut que vous avez déjà établi. (paramètres généraux > profils).

12. Dès que vous avez terminé, cliquez sur "enregistrer".

13. Activez votre profil avec l'horloge dans la colonne des actions et sélectionnez la date de début.

ATTENTION: si vous souhaitez configurer plusieurs compteurs, vous devez suivre à nouveau toutes les étapes à partir de l'étape 4. Vous devez créer une ressource par salle avec un profil lié.

14. Une fois que vous avez mis en place vos ressources, vous devez encore relier la bonne salle/le bon bureau avec le type de rendez-vous.

Aller aux paramètres généraux > type de rendez-vous
Cliquez sur le crayon du rendez-vous que vous souhaitez relier à une ressource.
Allez à l'onglet "ressources".
Remplir les données nécessaires
- Sélectionner une ressource: Choisissez le moment où vous souhaitez réserver une ressource. Si ce type de rendez-vous doit toujours être lié à une ressource, vous devez indiquer "automatiquement (obligatoire)". Cela signifie que ce type de rendez-vous ne sera pas pris si la ressource est occupée.
- Indique si ce type peut être réservé dans chaque ressource ou dans un type spécifique.
Cliquez sur "enregistrer".

15. Vos ressources sont définies et liées au bon type de rendez-vous. Pour avoir une bonne vue d'ensemble des rendez-vous dans vos ressources, allez à Agenda > Liste des ressources. Vous y trouverez une belle vue d'ensemble lorsque la ressource est occupée ou libre.