4 étapes pour établir votre agenda

Pour commencer rapidement votre programme, vous pouvez suivre les étapes ci-dessous. Votre calendrier sera établi de manière rapide. 
1. LIEUX
Introduction
Un lieu est un endroit réel ou fictif auquel vous voulez relier votre type de rendez-vous. Chaque lieu peut être ajouté à votre profil ou à votre calendrier hebdomadaire. En fonction de votre lieu, vous commencerez à relier votre type de rendez-vous à ce lieu. Exemple : un vétérinaire. 
Lieux
Bureau > tous les types de rendez-vous qui ont lieu à votre bureau entre certaines heures
Visite à domicile > Le type de rendez-vous pris à domicile peut être lié à la visite à domicile du lieu. 
Opération > ce lieu peut être lié au type de rendez-vous qui sont spécifiquement liés à l'"opération" et ne peut être réservé que dans certaines plages horaires. 
Chaque lieu peut être ajouté à votre profil par la suite à un certain moment. Vous ne pouvez pas mettre un type de rendez-vous sur votre agenda. Par exemple : une opération chirurgicale tous les jours de 13h00 à 16h00. 
Comment créez-vous un lieu? 
1. Allez dans les paramètres généraux > emplacement. 
Vous disposez de deux niveaux auxquels vous pouvez ajouter un lieu : 
  • Niveau calendrier : le lieu ne sera visible que sur votre calendrier. 
  • Niveau du groupe : si vous travaillez avec plusieurs calendriers au sein d'un groupe, il sera ajouté à chaque calendrier membre du groupe. (par exemple : un agenda par vétérinaire dans un groupe)
Si vous souhaitez ajouter un deuxième ordre du jour à l'avenir, nous vous conseillons d'ajouter le lieu au niveau du groupe. Ainsi, il sera automatiquement ajouté au deuxième calendrier à l'avenir, sans effort supplémentaire. 
2. Cliquez sur "ajouter un nouveau lieu" en haut à droite lorsque vous encadrez "mes groupes" ou "mon calendrier". 
3. Vous allez maintenant voir l'écran ci-dessous :
Complétez les info rmations nécessaires:
  • Nom: Nom du lieu
  • Minutes par serrure: il s'agit du nombre de minutes que vous souhaitez ajouter à cet emplacement. Il doit toujours s'agir d'un multiple de votre type de rendez-vous. Par exemple: 
    • Type de rendez-vous 1 : 15 min 
    • type de rendez-vous 2 : 45 min 
    • Type de rendez-vous 3 : 60 min
    • >> Vos minutes par serrure devraient être de 15 minutes dans ce cas. 
  • Les couleurs, lorsqu'elles sont libres et occupées, peuvent être définies par vous-même: une case pour la case elle-même et l'autre pour la couleur du texte. 
  • Adresse: Il est important de le remplir, car un courriel de confirmation sera envoyé au client avec une carte de google maps. Si ce formulaire n'est pas rempli, il ne sera pas livré au client. 
4. Cliquez ensuite sur l'onglet "Accès". 
Complétez les informations nécessaires: 
  • Utilisateurs anonymes/utilisateurs connectés : indique ce qui vous concerne. 
  • Réserver à l'avance : indique l'heure à laquelle il peut réserver un rendez-vous à l'avance. Si vous y mettez 30 jours, cela signifie que votre client peut prendre un rendez-vous dans les 30 jours. 
  • A réserver jusqu'au : C'est le moment qu'il peut réserver au plus tard avant son rendez-vous. Par exemple : 15 min --> s'il est maintenant 10h, je peux éventuellement prendre un autre rendez-vous pour passer à 10h15. 
  • Rendez-vous réglable jusqu'au : Vous pouvez fixer à l'avance le délai dans lequel le client peut modifier/annuler le rendez-vous. 
5. Sous l'onglet "Courrier", vous pouvez taper un texte supplémentaire que vous souhaitez faire apparaître dans le texte de confirmation et de rappel. 
6. Appuyez ensuite sur "enregistrer".
Vous pouvez maintenant vous rendre à votre prochaine destination si nécessaire. 
Sous l'onglet "avancé", vous pouvez définir des paramètres spécifiques pour cet emplacement.  
Par exemple : Nombre de rendez-vous par serrure. Vous pouvez ici définir le nombre de personnes pouvant être réservées sur un créneau horaire. 
2. TYPE DE RENDEZ-VOUS
Introduction
Une fois que vous avez configuré votre emplacement, vous pouvez commencer à mettre en place vos différents types de rendez-vous qui peuvent être pris en interne ou en externe. 
Comment créez-vous un type de rendez-vous ? 
1. Allez à Paramètres généraux > Type de rendez-vous 
2. Choisissez le niveau souhaité. Les règles sont exactement les mêmes que pour un lieu. Vous pouvez choisir de l'ajouter au niveau de votre agent ou de votre groupe. 
3. Cliquez sur:
4. Vous allez maintenant voir l'écran ci-dessous:
Complétez les informations nécessaires: 
  • Titre : C'est le titre qui sera visible sur votre site web.
  • Nombre de minutes par créneau: indique le temps exact que prendra ce type de rendez-vous. 
    • VEUILLEZ NOTER: Si vous avez fixé votre position à 15 minutes, vos minutes de ce créneau ne peuvent pas être de 20 minutes. Vous devez ensuite sélectionner 15 min ou 30 min ou changer votre lieu pour l'heure correcte. 
  • Texte en haut : vous pouvez ajouter ici du texte supplémentaire que vous souhaitez montrer lorsque le client prend rendez-vous. 
5. Allez à l'onglet "accès".
  • Indique les deux premiers points par lesquels il est possible de réserver
  • Lieux : Indique à quel endroit il est possible de réserver. Si vous travaillez dans deux endroits, il est possible qu'un certain type de rendez-vous ne puisse pas être pris dans un seul endroit. Prenons l'exemple du vétérinaire. Si vous travaillez avec les trois lieux comme illustré ci-dessus, vous ne pourrez pas lier un certain type de rendez-vous au lieu de la "visite à domicile" ou de la "chirurgie". 
6. Cliquez ensuite sur "enregistrer".
Qu'est-ce qu'est les autres onglets? 
  • Mail: Vous pouvez ici ajouter un nouveau texte pour accompagner le texte de confirmation actuel ou remplacer le texte de confirmation par défaut.
  • Prix / Vidéo : il doit être défini par l'intermédiaire de votre utilisateur. Si vous souhaitez y avoir accès, vous devez contacter un membre du personnel nommé. 
  • Avancé : Si vous souhaitez qu'un certain type ne puisse pas être réservé via la plate-forme en ligne. Vous pouvez cocher cette case et ajouter le texte approprié. Dès que le client clique sur ce type de rendez-vous, il voit votre texte tapé.

3. PROFIL

Introduction
Vous pouvez considérer votre profil comme votre horaire de travail. Vous devez le définir pour l'utilisateur distant, car ces heures seront affichées sur votre site web. Si un certain temps n'est pas dans votre profil, il ne pourra pas être réservé par vos clients. 
Vous pouvez régler cela avec plusieurs endroits. En fonction des paramètres de vos emplacements, vos clients pourront ou non réserver. 
Comment est-ce que vous créez un profil ? 
1. Allez à Paramètres généraux > Profils 
2. Cliquez sur:
3. Vous pouvez alors choisir entre un calendrier hebdomadaire ou mensuel. 
  • Programme hebdomadaire: ici, vous pouvez établir un programme par semaine. Cela sera répété à chaque fois. 
  • Programme mensuel: ici, vous pouvez automatiquement définir un mois complet. Cela se répétera encore et encore. 
Le plus courant est de travailler avec un horaire hebdomadaire. La configuration est la même si vous choisissez un calendrier mensuel.
4. Vous verrez l'écran ci-dessous dès que vous aurez choisi un horaire hebdomadaire ou mensuel:
  • Nom : Le nom du profil (par exemple : par défaut) 
  • Nombre de semaines : Nous pouvons illustrer ce point par les exemples suivants :
    • 1 semaine : chaque semaine, vous utilisez le même horaire de travail
    • 2 semaines : vous pouvez fixer 2 semaines (d'abord 1 semaine puis la 2ème semaine). Cela sera répété à chaque fois (semaine 1 - semaine 2 - semaine 1 - semaine 2). 
    • ... 
  • par défaut : si cela devient votre profil par défaut, vous pouvez cocher cette case. 
5. Vous verrez un calendrier avec votre emplacement sur la droite. Vous pouvez maintenant commencer à placer vos lieux sur votre planning. Vous pouvez facilement le faire en cliquant sur l'endroit désiré, puis en vous déplaçant jusqu'à l'heure souhaitée.
Si vous avez placé un cadenas, vous pouvez utiliser l'icône avec deux tirets pour tirer le cadenas tout au long de la journée. À côté des tirets, une poubelle apparaîtra, avec laquelle vous pourrez retirer le verrou temporel. 
Vous pouvez désormais fixer votre semaine de travail complète en fonction de vos lieux de résidence. 
6. Dès que vous avez fini de définir votre semaine de travail, vous devez appuyer sur "enregistrer" en bas à gauche.
7. Vous allez maintenant revenir à votre écran d'accueil avec vos profils. Vous devez maintenant activer ce profil. Cliquez sur l'horloge à droite de votre profil, dans la section actions.
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8. Sélectionnez la date de début de la période de validité. La date commence toujours un lundi. Vous pouvez également indiquer une date dans le passé. 
9. Cliquez ensuite sur "enregistrer le profil". 
10. Si vous allez maintenant sur Agenda > Mon agenda dans votre colonne de navigation, vous verrez que votre calendrier est maintenant visible. 
4. LIEN
Introduction
Vous devez d'abord configurer votre lien avant qu'il puisse être relié à votre site web actuel. Dès qu'il est mis en place, vous pouvez l'envoyer à votre reponsable informatique et il se chargera du lien avec votre calendrier.
Si votre site web est géré par Appoint, cette section ne s'applique pas à vous. Notre personnel de nomination s'assurera que votre site web est entièrement configuré avec le lien vers votre calendrier. 
Les éléments ci-dessous vous guideront à travers les paramètres les plus importants et les plus nécessaires lors de la mise en place de votre lien. 
Comment créez-vous un lien? 
1. Allez à Paramètres personnels > Liens de l'agenda 
2. Cliquez sur:
3. Vous voyez l'écran ci-dessous : 
  •  Nom : tapez ici le nom du lien
  • Type de lien : 
    • Affichage agenda: applicable si vous n'avez pas créé de type de rendez-vous
    • Vue d'ensemble groupée : si vous souhaitez afficher plusieurs calendriers de groupe, mais qu'il n'y a pas de types de rendez-vous.
    • Type de rendez-vous (vue de l'agenda) : C'est le type le plus courant. Cela signifie que vous travaillez avec différents types de rendez-vous dans un seul calendrier. 
    • Type de rendez-vous (vue de groupe) : même chose que ci-dessus, mais avec des calendriers différents. 
  • Lien par défaut : Indique ici la dernière option "lien par défaut pour les calendriers, lieux, rendez-vous possibles sélectionnés".
4. Aller à l'onglet "Disposition"
  • Thème : Vous pouvez choisir ici si vous allez travailler avec un widget ou non. Votre informaticien pourra vous donner plus d'informations sur ce qui vous concerne.
  • Contexte : Le mieux est de sélectionner "aucun" ici. 
5. Aller à l'onglet "avancé
  • Cliquez sur "continuer 1/2".
  • Sélectionnez votre calendrier à partir duquel vous souhaitez créer un lien. Si vous travaillez avec un seul calendrier, vous ne pourrez le sélectionner qu'une seule fois.
  • Sélectionnez le lieu et le type de rendez-vous que vous souhaitez rendre visible à l'utilisateur final. 
  • Cliquez ensuite sur "enregistrer 2/2".
Votre calendrier est maintenant prêt à l'emploi!